Strategi Migrasi Data

Proses migrasi data dalam implementasi sistem yang baru, adalah halyang sangat krusial dan membutuhkan effort yang besar terutama pada perusahaan yang sudah lama beroperasi.

Sebelum melakukan migrasi data, pastikan anda sudah :

1. Mengisi Setting Applikasi dengan benar.
2. Mengisi Data Perusahaan dengan benar.
3. Mengisi Data Master dengan benar.

Untuk perusahaan yang baru mulai operasional dan belum ada transaksi sama sekali, bisa langsung menggunakan fitur2-fitur yang sudah tersedia dengan mengikuti tutorial ini.

Bagi Perusahaan yang sudah beroperasional, tentu sudah ada data, baik manual maupun data di sistem yang lama. Beberapa hal yang harus dilakukan sebelum migrasi data adalah :

1. Tentukan tanggal berapa cut off siklus akuntansinya, selanjutnya pada Setting Applikasi aktifkan Modul Saldo Awal dan lakukan Back Date sesuai tanggal cut off yang sudah ditetapkan.
2. Siapkan Neraca pada posisi tanggal cut off.
3. Siapkan data pendukung Neraca yang sudah dibuat.
4. Data yang berkaitan dengan Keanggotaan seperti Daftar Anggota, Simpanan Anggota, Data Kebun, Investasi, Pendapatan Petani oleh system disediakan fasilitas import data dari excel. Format excel harus mengikuti format yang disediakan oleh sistem. Fitur import Keanggotaan terdapat di modul Daftar Anggota dan ada contoh format excel yang bisa didownload.
5. Data yang berkaitan dengan Kebun seperti Daftar Kebun, Investasi, Pendapatan Petani oleh system disediakan fasilitas import data dari excel. Format excel harus mengikuti format yang disediakan oleh sistem. Fitur import Daftar Kebun terdapat di modul Daftar Kebun dan ada contoh format excel yang bisa didownload.
6. Data yang berkaitan dengan Persediaan seperti Daftar Produk dan Stok Produk oleh system disediakan fasilitas import data dari excel. Format excel harus mengikuti format yang disediakan oleh sistem. Fitur import Daftar Produk terdapat di modul Daftar Produk dan ada contoh format excel yang bisa didownload.
7. Transaksi yang tidak disediakan fasilitas import data dari excel,semuanya harus dilakukan melalui modul Saldo Awal
8. Setelah semua transaksi pada Saldo Awal selesai, non aktifkan setting Saldo Awal pada Setting Applikasi. Tanggalpada fitur Back date silahkan disesuaikan dengan transaksi selanjutnya setelah cut off.
9. Transaksi selanjutnya harus menggunakan semua modul yang sudah disediakan sesuai yang diterangkan di tutorial ini.

CATATAN PENTING !! Akun yang mempunyai buku besar masing-masing, ketika cutt off tetap harus diperinci :

1. Akun Piutang Dagang, harus diperinci saldo piutang ke masing-masing Pelanggan/Customer.
2. Akun Aset Tetap, harus diperinci per masing-masing item mulai dari nilai perolehan, tanggal perolehan, akumulasi penyusutan dan nilai bukunya saat cut off.
3. Akun Hutang Dagang, harus diperinci saldo hutang dari masing-masing Pemasok/Supplier.
4. Akun Hutang Non Dagang, baik kewajiban lancar maupun kewajiban jangka panjang, harus diperinci saldo hutang ke masing-masing pemberi hutang.